1. Licens håndtering

Tildeling og fratagelse af Office licenser via integration med Active directory, i følge oprettelse/luk af bruger. Samt automatisk ændring af licens ved ændring af medlemskab i AD.

2. Automatisk autosvar ved fratrædelse

Der sættes automatisk et autosvar og evt. videresend i Office, ud fra en standardformular og nærmeste leders kontakt information.

3. Teams

Oprettelse af nummer i Teams som tilknyttes den givne bruger, samt licensering så nummeret virker internt og eksternt.

1. Diverse licens tildeling og fratagelser 

Tildeling og fratagelse af licenser, oftest via integration med Active Directory. Automatisk ændring af licens på baggrund af status på bruger, eller gruppe medlemskab.
Blev kombineret med UIPath (RPA), for også at håndtere systemer uden mulighed for direkte integration.

2. Mails ved licensering

Sender mails afsted til diverse ansvarlige og relevante personer, når en bruger får skiftet licens status.

1. Godkendelsesflow samt automatisk opgave dannelse

Der blev sat godkendelsesflow op igennem til både leder af medarbejder og relevant afdeling.
Derefter blev opgaver dannet automatisk til diverse afdelinger, samt mails vedr. opgaver, alt efter hvad der var valgt i til-/fratrædelsesformular.

2. Automatisk proces oprettelse

Ved registreret fratrædelsesdato på medarbejder i HR system, blev der automatisk oprettet en standard fratrædelsesproces med diverse opgaver.

1. Office licens rapportering

Mere dybdegående rapport over Office licenser, brugers seneste aktivitets tidspunkt og mere, end Office selv kan danne.
Blev brugt til at rydde op i licenser og se hvem der havde behov for hvilke licenser.

1. Overvågning over aktivitet i systemer

Konstant overvågning over aktivitet i systemer, som udløser fratagelse af licenser eller nedgradering, såfremt bruger ikke har brugt systemet i x antal dage.

2. Overvågning for UIPath (RPA robot)

Overvåger data som UIPath skal reagere på, som UIPath måske ikke skal have lov til at kigge direkte ned i, såsom Active Directory.
Ud fra ændring i data bliver der dannet fil/excel ark til UIPath, med info den skal bruge for at viderebehandle det.
Dette gøres når der ikke er mulighed for at gøre det direkte med scripts.

1. Avancerede mailflows

En lang liste af mailflows er sat op, til at reagere på f.eks. fratrædelsesdato eller andre ændringer i bruger data.
Dette bruges både til at sende mails til personen det omhandler, leder samt relevante afdelinger.

2. Opdatering af persondata og changes

Opdaterer dynamisk persondata samt changes i TOPdesk, alt efter hvad der indtastet/ændres på personen eller changen.
Dette sørger for at der f.eks. ikke er dobbelt proces på samme person, samt der altid er en god historik over hvad der er lavet.

3. Changeaktivitet automatik

Automatik sat op på changeaktiviteter, underopgaverne til changes, hvor der er sat en lang liste regler op for hvad der skal udløse hvad.
Dette undgår de menneskelige fejl, og går man bedre kan udløse aktiviteter på det rigtige tidspunkt, uanset hvornår change oprettes.

Office/Active directory

Oprettelse og synkronisering samt styring af postkasser, mailgrupper og ressourcer via Active Directory.

Office licensstyring via medlemskab i Active Directory.

API Kald

API kald via PowerShell til Topdesk, for at integrere den med diverse ressourcer som ønsker at hente data derfra, samt opdatere data i Topdesk.

F.eks. gjort med JetAdvice API (Printer overvågning) + Topdesk API for at samle dataen på devices i begge systemer. 

1. Automatisk licens håndtering

Licenser fratages automatisk såfremt brugeren har været inaktiv længe, eller nedgraderes.
Ved fratrædelse kan dette også bruges til automatisk at fjerne licens f.eks. 30 dage efter fratrædelsesdato, så det ikke skal huskes og gøres manuelt.

Problemstilling:

Oversigt og håndtering af alle assets var spredt på tværs af mange systemer, og havde ikke et samlet sted, man kunne finde samt rette i informationen.

Det var alt lige fra computere i firmaet, samt mobilabonnementer og kaffemaskiner.

Dette gjorde at afdelinger ofte fandt på deres egne løsninger, som ikke altid var hensigtsmæssige, f.eks. et Excel ark knyttet til en enkelt medarbejder, som ikke var ordentligt.

Metode:

Vi startede med at danne et overblik over hvilke assets der fandtes i organisationen, samt hvem der kunne gavne af at blive inkluderet i dette projekt.

Derefter tog vi fat i dem som var ansvarlige for de givne assets og fandt ud af hvad de havde behov for, både ift. hvilke informationer der skulle stå på deres asset og hvem der skulle have hvilke rettigheder.

Da dette var på plads lavede vi en standard skabelon, som kunne bruges til at få de eksisterende assets samlet nemt og forenkle processen når nye skulle oprettes.

Løsning:

Vi startede med at indsamle lister fra diverse afdelinger med deres nuværende løsning, samt alt den information de havde skrevet ind, så vi kunne oprette de felter der skulle bruges og importerer dem til det nye system.

Efter assets var oprettet og importeret til systemet, blev der delegeret rettigheder så den givne afdeling kun kunne se/redigere egne assets + evt. andre.

Der blev oprettet automatik som opdaterede information på baggrund af linket site/person, eller specifikke ændringer som skulle udløse en handling.
Mailflows blev sat op som adviserede diverse ansvarlige, når et asset de var ansvarlige for, krævede en handling. Dette kunne f.eks. være når en maskine skulle serviceres, eller en aftale var ved at udløbe.

Problemstilling:

Fejlsedler som skulle bruges til at rette på salg, kørte på en meget forældet og manuel måde, hvorpå der ofte var mange fejl i dem og de krævede meget håndteringstid af medarbejderne.

De ønskede dette skulle moderniseres, så det ikke var et så stort tidshul og det blev nemmere for medarbejderne at udfylde.

Metode:

Ud fra den nuværende måde at håndtere fejlsedler på, tog vi et møde med den afdeling som håndterede dem og lyttede til deres behov og ønsker.

Efter at have identificeret behov og ønsker, lavede vi dummy processer og inddragede ansvarlige samt brugere, indtil vi fandt en som fungerede hele vejen rundt. 

Efter at have fundet denne, fandt vi frem til hvilke andre ønsker der var, som f.eks. rapporter der skulle dannes i fremtiden og speciale krav ved store beløb.

Løsning:

Vi oprettede en formular som gjorde det nemmere for medarbejderne at udfylde fejlsedler og indsende dem, samt følge med i forløbet.
Dette sikrede også at alt den nødvendige information altid var indtastet og undgik diverse menneskefejl.

Ud fra information udfyldt i fejlseddel gik den til en godkender, som skulle godkende fejlsedlen før den blev behandlet.
Efter godkendelse af fejlsedlen blev beløbet indtastet tjekket, for at se om den skulle godkendes en ekstra gang højere oppe.

Når fejlsedlen var godkendt røg den videre til økonomi, som fik en opgave derpå.

Ud over selve opgaven blev der også sat et mailflow op bagved, som adviserede brugeren der udfyldte fejlseddel når status opdateres, personen som skal godkende fejlsedlen, samt økonomi som skulle udføre opgaven.

På denne måde sikrede vi at fejlsedler kørte igennem, uden de problemer som var før og dannede et datagrundlag, som kunne bruges både til dokumentation for hvad der var udført og til at danne rapporter.

Problemstilling:

Der var 2 systemer som snakkede sammen via API kald og csv filer, nogle gange ville der være fejl i disse API kald eller csv fil, hvilket gjorde de ikke blev dannet som de skulle.

Dette gav fejl længere henne i processen, når systemerne skulle bruge denne data.

Man skulle manuelt ind og rette i disse filer, eller danne dem på ny, før fejlen blev tilrettet. 

Metode:

Vi startede med at identificere oversagen til fejlen, da vi kunne se den ikke kunne rettes direkte, kiggede vi ned i filerne som blev dannet.

I disse filer kunne vi se hvornår fejlen forekom, hvilket gjorde det kunne måles på.

Ud fra dette valgte vi at gå efter at gendanne filerne, såfremt de havde fejl i, indtil de så ud som forventet.

Løsning:

Der blev oprettet overvågning over filerne dannet af systemerne, som tjekkede om data stemte over ens med forventning.

Hvis de ikke stemte overens lavede vi API kald for at danne csv filer på ny, og tjekke om disse er korrekte igen.

Dette kørte pr. automatik i et fast interval før systemerne hev fat i filerne, der sikrede at det ikke gav problemer.

På denne måde blev stort set alle fejl rettet og den manuelle handling undgåes, ud over når der kom for mange fejl i streg, som var tegn på andet og gav alarm.

1. Avancerede mailflows

En lang liste af mailflows er sat op, til at reagere på f.eks. fratrædelsesdato eller andre ændring i bruger data.
Dette bruges både til at sende mails til personen det omhandler, leder, og relevante afdelinger.

2. Changes godkendelses mailflow

Godkendelses mailflow inkluderer besked til godkender/ansvarlig for opgaven, eller den som skal danne den ud fra en deadline skrevet ind i et system.
Der sendes også løbende reminders såfremt det ikke er gjort, og eskalering til nærmeste leder såfremt opgave ikke er oprettet/udført inden for deadline.

3. Changes ansvarlig mailflow

Både en standard formular til diverse ansvarlige og afdelinger til deres opgaver, samt helt unikke mails efter deres ønskede skabelon.

1. Godkendelsesflow samt automatisk opgave dannelse

Der blev sat godkendelsesflow op igennem både leder af medarbejder og relevant afdeling.
Derefter blev opgaver dannet automatisk til diverse afdelinger, samt mails vedr. opgaver, alt efter hvad der var valgt i til-/fratrædelsesformular.

2. Automatisk proces oprettelse

Ved registreret fratrædelsesdato på medarbejder i HR system, blev der automatisk oprettet en standard fratrædelsesproces med diverse opgaver.

3. Changeaktivitet automatik

Automatik sat op på changeaktiviteter, underopgaverne til changes, hvor der er sat en lang liste regler op for hvad der skal udløse hvad.
Dette undgår de menneskelige fejl, og går man bedre kan udløse aktiviteter på det rigtige tidspunkt, uanset hvornår change oprettes.

1. Oprettelse og import af assets

Oprettelse og opsætning af asset skabeloner, samt kompilering af eksisterende data der derefter blev importeret for at oprette assets.
Dette blev brugt til at overgå fra gamle ark i f.eks. excel i diverse afdelinger, og samle det hele i Topdesk for at ensrette på tværs af organisationen.

2. Automatisk tilknytning af info

Ved oprettelse af assets, og link af person/site, vil der automatisk blive tilknyttet ekstra info fra f.eks. personkort, for at give et mere komplet billede.
Dette blev opdateret hver gang linket person/site blev ændret.

3. Mailflows i Asset handlinger på baggrund af linkede personer/assets

Der blev sat hændelser op som blev udløst når et asset fik et givent felt ændret.
Herefter tjekkede asset handling hvilket info der nu var tilknyttet, og sendte mails ud fra hvad der blev ændret.
Herved blev der sikret at afdelinger og personer fik at vide, når noget de havde med at gøre blev ændret.

Fejlsedler

I Topdesk har vi sat et flow op på fejlsedler, dette flow inkluderer alle af nedenstående:

1. Godkendelsesflow der ændres dynamisk alt efter hvad der er indtastet (i dette tilfælde beløb).
2. Mail advisering til bruger og ansvarlige.
3. Formular der tilpasser sig alt efter hvad der vælges.
4. Forenklet proces både for bruger og fejlseddel godkender, samt mere overskuelig historik samlet i Topdesk.

Dette tog oprettelsen af fejlsedler fra brugerens side, samt håndtering på ansvarlig siden, væk fra en forældet og langsommelig proces, hen til en mere fejlsikker og nemmere en for begge parter.

Integration og API

Vi har både en masse viden om integrationer til og fra Topdesk, samt Topdesk API.

Dette er f.eks. brugt i vores Fejlsedler projekt, eller vores integration op til Jira.

Oftes har vi brugt PowerShell i kombination med Topdesk for at omgå nogle af de begrænsninger der kan være i Topdesk, og skabe en helt dynamisk og pålidelig proces.

Handlingssekvenser

Vi har sat en lang række af handlingssekvenser op i Topdesk, der både understøtter simple og lange komplekse løsninger, som spiller sammen med flere andre handlingssekvenser.

Disse handlingssekvenser understøtter bla. det beskrevet i de andre faner, herunder Topdesk.

Disse er både sat op på grunddata/person, changes, assets, incidents og mere, eller en kombination af dem, alt efter behovet ved den enkelte opgave og den overordnede sammenhæng i eksisterende opsætning.

Lange komplekse løsninger og udfordrerne opgaver er vi meget kendte med, især når det kommer til Topdesk og handlingssekvenser, da vi har sat noget af Danmarks mest komplekse op her i.